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高效經(jīng)理必備的10個(gè)常用管理工具,終于找全了!
知識(shí)庫(kù) > 組織管理 > 正文 916 中國(guó)人力資源網(wǎng) 2015-07-17 09:30:56

工具A:招聘面試的STAR原則招聘面試是經(jīng)理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,每個(gè)成功的經(jīng)理人都必須具備高超的招聘面試技巧,以招聘到合適的人充實(shí)到工作團(tuán)隊(duì)中,使合適的人在合適的崗位上,創(chuàng)造崗位員工的高績(jī)效。所謂STAR原...



工具A:招聘面試的STAR原則
 
招聘面試是經(jīng)理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,每個(gè)成功的經(jīng)理人都必須具備高超的招聘面試技巧,以招聘到合適的人充實(shí)到工作團(tuán)隊(duì)中,使合適的人在合適的崗位上,創(chuàng)造崗位員工的高績(jī)效。
 
 
 
所謂STAR原則,即Situation(背景)、Task(任務(wù))、Action(行動(dòng))和Result(結(jié)果)四個(gè)英文單詞的首字母組合。
 
STAR原則是面試過程中涉及實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的談話程序,任何有效的面試都必須遵循這個(gè)程序。在與應(yīng)聘人員交談時(shí):
 
首先了解應(yīng)聘人員以前的工作背景,盡可能多了解他先前供職公司的經(jīng)營(yíng)管理狀況、所在行業(yè)的特點(diǎn)、該行業(yè)的市場(chǎng)情況,即所謂的背景調(diào)查(Situation);然后著重了解該員工具體的工作任務(wù)(Task)都是哪些;每一項(xiàng)工作任務(wù)都是怎么做的,都采取了哪些行動(dòng)(Action)所采取行動(dòng)的結(jié)果如何(Result)。
 
通過這樣四個(gè)步驟,你基本可以控制整個(gè)面試的過程,通過策略性的交談對(duì)應(yīng)聘人員的工作經(jīng)歷與持有的知識(shí)和技能做出判斷,招聘到更為合適的人才。
 
STAR原則是招聘面試中一個(gè)很好的工具,里面蘊(yùn)涵著大量的細(xì)節(jié)性技巧,經(jīng)理應(yīng)該在招聘工作中不斷摸索,提高運(yùn)用能力。
 
工具B:職責(zé)清晰的6W1H原則
 
職責(zé)清晰是管理工作的基本準(zhǔn)則,任何的管理都是從管理職位開始的,其基本的要求就是職責(zé)清晰,權(quán)責(zé)明確。
 
但是,在實(shí)際管理中,職責(zé)不清,權(quán)責(zé)不明的現(xiàn)象還大量存在。作為一個(gè)高效的經(jīng)理,必須對(duì)這個(gè)問題做出更為深入的思考,有效地加以解決,使員工都明確自己的職責(zé)所在,在其位謀其政,學(xué)會(huì)自我負(fù)責(zé),自我管理,使經(jīng)理從繁忙的事務(wù)性工作解脫出來。
 
要想使員工的職位說明書更加準(zhǔn)確,職責(zé)更加清晰,經(jīng)理就必須熟悉6W1H這個(gè)致關(guān)重要的原則。
 
所謂6W1H,即是:
 
1. Who—工作的責(zé)任者是誰?
 
2. Forwhom—工作的服務(wù)和匯報(bào)對(duì)象是誰?
 
3. Why—為什么要做該項(xiàng)工作?
 
4. What—工作是什么(主要指工作的內(nèi)容)?
 
5. Where—工作的地點(diǎn)在哪里?
 
6. When—工作的時(shí)間期限?
 
7. How—完成工作所使用的方法和程序?
 
只有對(duì)上述問題逐一做出了回答,員工才能對(duì)工作更加清楚,才更愿意負(fù)責(zé),更敢于負(fù)責(zé),在工作中不斷得到鍛煉和提高。進(jìn)而,你也才能抽出更多的時(shí)間對(duì)規(guī)劃與發(fā)展的問題做出更多的思考,占據(jù)工作的主動(dòng),使未來的工作更有前瞻性。
 
 
工具C:目標(biāo)管理的SMART原則
 
目標(biāo)管理是使經(jīng)理的工作變被動(dòng)為主動(dòng)的一個(gè)很好的手段,實(shí)施目標(biāo)管理不但是有利于員工更加明確高效地工作,更是為未來的績(jī)效考核制定了目標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn),使考核更加科學(xué)化、規(guī)范化,更能保證考核的公開、公平與公正。畢竟,沒有目標(biāo)你是無法考核員工的。
 
制定目標(biāo)看似一件簡(jiǎn)單的事情,每個(gè)人都有過制定目標(biāo)的經(jīng)歷,但是如果上升到技術(shù)的層面,經(jīng)理必須學(xué)習(xí)并掌握SMART原則。
 
所謂SMART原則,即是:
 
1. 目標(biāo)必須是具體的(Specific);
 
2. 目標(biāo)必須是可以衡量的(Measurable);
 
3. 目標(biāo)必須是可以達(dá)到的(Attainable);
 
4. 目標(biāo)必須和其他目標(biāo)具有相關(guān)性(Relevant);
 
5. 目標(biāo)必須具有明確的截止期限(Time-based);
 
無論是制定團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)還是員工的績(jī)效目標(biāo)都必須符合上述原則,五個(gè)原則缺一不可。
 
制定的過程也是自身能力不斷增長(zhǎng)的過程,經(jīng)理必須和員工一起在不斷制定高績(jī)效目標(biāo)的過程中共同提高績(jī)效能力。
 
【特別注明:有的又如此解釋此原則】
 
——S代表具體(Specific),指績(jī)效考核要切中特定的工作指標(biāo),不能籠統(tǒng);
 
——M代表可度量(Measurable),指績(jī)效指標(biāo)是數(shù)量化或者行為化的,驗(yàn)證這些績(jī)效指標(biāo)的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的;
 
——A代表可實(shí)現(xiàn)(Attainable),指績(jī)效指標(biāo)在付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn),避免設(shè)立過高或過低的目標(biāo);
 
——R代表現(xiàn)實(shí)性(Realistic),指績(jī)效指標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的,可以證明和觀察;
 
——T代表有時(shí)限(Timebound),注重完成績(jī)效指標(biāo)的特定期限;
 
工具D:有效管理的PDCA原則
 
這是產(chǎn)品質(zhì)量控制的一個(gè)原則,但是它不僅僅能控制產(chǎn)品質(zhì)量管理的過程,它同樣可以有效控制工作質(zhì)量和管理質(zhì)量。
 
所謂PDCA即是計(jì)劃(Plan)、實(shí)施(Do)、檢查(Check)、調(diào)整(Adjustment)的首字母組合。
 
無論哪一項(xiàng)工作都離不開PDCA的循環(huán),每一項(xiàng)工作都需要經(jīng)過計(jì)劃、執(zhí)行計(jì)劃、檢查計(jì)劃、對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整并不斷改善這樣四個(gè)階段。
 
對(duì)經(jīng)理來說,這是一個(gè)有效控制管理過程和工作質(zhì)量的工具。采用PDCA可以使你的管理向良性循環(huán)的方向發(fā)展,通過實(shí)施并熟練運(yùn)用,經(jīng)理一定能在工作中不斷提高效率,更加有效地駕御工作,獲得更大的成功。
 
 
工具E:經(jīng)理職業(yè)化的MKASH原則
 
現(xiàn)代化的管理要求經(jīng)理必須職業(yè)化,人們不會(huì)僅僅因?yàn)橐患埼螘湃文,而是更愿意因你的職業(yè)化水平而維護(hù)你的權(quán)威,接受你的領(lǐng)導(dǎo)。惟有使自己的表現(xiàn)不斷職業(yè)化你才能不斷提高管理效率,創(chuàng)建優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì),創(chuàng)造管理高績(jī)效的團(tuán)隊(duì)文化。
 
現(xiàn)代化的經(jīng)理必須是職業(yè)化、高效能的經(jīng)理。
 
所謂MKASH原則,即是:
 
1. 動(dòng)機(jī)(Motivation):動(dòng)機(jī)就像一部汽車車輪的軸心,處于核心的地位,動(dòng)機(jī)的大小和強(qiáng)弱決定了車輪的運(yùn)轉(zhuǎn)速度和運(yùn)行狀況。
 
積極心態(tài)影響下的動(dòng)機(jī)會(huì)加速車輪的運(yùn)轉(zhuǎn),從而加速經(jīng)理的成功;反之,消極心態(tài)影響下的動(dòng)機(jī)則不但對(duì)經(jīng)理的成長(zhǎng)不利,反而可能起到很大的破壞作用。
 
所以必須正確認(rèn)識(shí)積極動(dòng)機(jī)對(duì)成功的激勵(lì)性作用,不斷調(diào)整自己的心態(tài),以積極的動(dòng)機(jī)面對(duì)工作和挑戰(zhàn),不斷激勵(lì)與超越自我,在積極動(dòng)機(jī)的引領(lǐng)下去實(shí)現(xiàn)所制定的目標(biāo)和遠(yuǎn)景
 
2. 知識(shí)(Knowledge):知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的經(jīng)理首先必須具備從事那份工作的專業(yè)知識(shí),而且應(yīng)該比下屬員工更為專業(yè),職業(yè)化必須以專業(yè)化為基礎(chǔ)和背景。
 
做任何一項(xiàng)工作,首先要具備的就是應(yīng)對(duì)那份工作的專業(yè)知識(shí),要做的好還得具備與其相關(guān)的其他知識(shí),以形成完整的知識(shí)體系,支持工作的開展和拓展。
 
惟有不斷獲取專業(yè)化的知識(shí),經(jīng)理才能做到職業(yè)化,才能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中得到不斷得到認(rèn)可,獲得更多的發(fā)展機(jī)會(huì)更大發(fā)展空間。
 
3. 技能(Skill):技能是經(jīng)理賴以開展工作必要手段。
 
只有知識(shí),沒有技能,也是寸步難行。試想,一個(gè)經(jīng)理如果不具備溝通的技能,怎么與人溝通,怎么開展工作,沒有人際交往技能,怎么與同事合作,怎么和下屬建立和諧的人際關(guān)系?
 
技能的鍛煉應(yīng)該提高到與知識(shí)同等的高度,高度重視,不斷將知識(shí)轉(zhuǎn)化為技能,轉(zhuǎn)化為能力。
 
4. 行動(dòng)(Action):具備了良好的動(dòng)機(jī),專業(yè)化的知識(shí),熟練的技能水平是不是就可以了呢?顯然還不夠。
 
高效能的經(jīng)理還必須具備快速行動(dòng)的能力,具備強(qiáng)勁的執(zhí)行力。有的人方方面面都比較優(yōu)秀,知識(shí)水平很高,能力很強(qiáng),可就是做不出出色的工作業(yè)績(jī),原因就出在行動(dòng)能力的欠缺上。
 
湯姆彼得斯說,“快速制定計(jì)劃并采取行動(dòng)應(yīng)該成為一種修養(yǎng)”。要想成為一個(gè)職業(yè)化的人才,就必須改掉猶豫不覺,瞻前顧后,拖拖拉拉的辦事作風(fēng),在自己認(rèn)準(zhǔn)的事情上認(rèn)認(rèn)真真地采取行動(dòng),用行動(dòng)來證明一切,不斷提高自己的執(zhí)行力。
 
5. 習(xí)慣(Habit):習(xí)慣決定命運(yùn),這句話一點(diǎn)都不夸張。良好的習(xí)慣給人好的印象和感覺,能在很大程度上幫助你成功。
 
職業(yè)化的人才必須具備良好的習(xí)慣,無論是生活還是工作,都要時(shí)刻注意自己的習(xí)慣,改掉曾經(jīng)的不好的習(xí)慣,養(yǎng)成職業(yè)化的行為習(xí)慣,使你的一舉一動(dòng)都體現(xiàn)出你職業(yè)的風(fēng)采。
 
工具F:制作企劃書必須具備的8個(gè)要素即5W2H1E
 
What(什么)--企劃的目的、內(nèi)容。
 
Who(誰)--企劃相關(guān)人員。
 
Where(何處)--企劃實(shí)施場(chǎng)所。
 
When(何時(shí))--企劃的時(shí)間。
 
Why(為什么)--企劃緣由、前景。
 
How(如何)--企劃的方法和運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)施。
 
Howmuch(多少)--企劃預(yù)算。
 
Effect(效果)--預(yù)測(cè)企劃結(jié)果、效果。
 
尤其值得一提的是,要注意Howmuch和Effect對(duì)整個(gè)企劃案的重要意義。如果忽視企劃的成本投入,不注意企劃書實(shí)施效果的預(yù)測(cè),那么,這種企劃就不是一種成功的企劃。只有5W1H的企劃書不能稱之為企劃書,只能算是計(jì)劃書。
 
在這個(gè)步驟里,我們還可以提出解決問題的盡可能多的方案。通?梢圆捎玫姆椒ㄓ校
 
·魚骨圖法
 
是借助圖形,從六個(gè)方面來尋找問題出現(xiàn)的原因。這六個(gè)方面是5M1E:Management、Man、Method、Material、Machine、Environment。
 
1)定義問題特性
 
2)畫出問題圖形
 
3)畫出大原因之下的小原因
 
4)找出主要原因,以它為問題特性,重復(fù)上述步驟,直至原因非常明確,解決方案就可以很容易地形成。
 
·5W2H法
 
5W分別是:
 
1)Why:為什么要做這件工作?
 
2)What:內(nèi)容是什么?
 
3)Where:在哪兒做?
 
4)When:什么時(shí)候來做?
 
5)Who:由誰來做?
 
2H分別是:
 
1)How:怎么做?
 
2)Howmuch:要花多少時(shí)間或其他資源?
 
工具G:競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)分析常用的方法之一SWOT分析法
 
Strengths:優(yōu)勢(shì)
 
Weaknesses:劣勢(shì)
 
Opportunities:機(jī)會(huì)
 
Threats:威脅
 
意義:幫您清晰地把握全局,分析自己在資源方面的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì),把握環(huán)境提供的機(jī)會(huì),防范可能存在的風(fēng)險(xiǎn)與威脅,對(duì)我們的成功有非常重要的意義。
 
進(jìn)行SWOT分析時(shí),主要有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:
 
一、分析環(huán)境因素
 
運(yùn)用各種調(diào)查研究方法,分析出公司所處的各種環(huán)境因素,即外部環(huán)境因素和內(nèi)部能力因素。外部環(huán)境因素包括機(jī)會(huì)因素和威脅因素,它們是外部環(huán)境對(duì)公司的發(fā)展直接有影響的有利和不利因素,屬于客觀因素,一般歸屬為經(jīng)濟(jì)的、政治的、社會(huì)的、人口的、產(chǎn)品和服務(wù)的、技術(shù)的、市場(chǎng)的、競(jìng)爭(zhēng)的等不同范疇;內(nèi)部環(huán)境因素包括優(yōu)勢(shì)因素和弱點(diǎn)因素,它們是公司在其發(fā)展中自身存在的積極和消極因素,屬主動(dòng)因素,一般歸類為管理的、組織的經(jīng)營(yíng)的、財(cái)務(wù)的、銷售的、人力資源的等不同范疇。在調(diào)查分析這些因素時(shí),不久要考慮到公司的歷史與現(xiàn)狀,而且更要考慮公司的未來發(fā)展。
 
 
 
二、構(gòu)造SWOT矩陣
 
將調(diào)查得出的各種因素根據(jù)輕重緩急或影響程度等排序方式,構(gòu)造SWOT矩陣。在此過程中,將那些對(duì)公司發(fā)展有直接的、重要的、大量的、迫切的、久遠(yuǎn)的影響因素優(yōu)先排列出來,而將那些間接的、次要的、少許的、不急的、短暫的影響因素排列在后面。
 
三、制定行動(dòng)計(jì)劃
 
在完成環(huán)境因素分析和SWOT矩陣的構(gòu)造后,便可以制定出相應(yīng)的行動(dòng)計(jì)劃。制定計(jì)劃的基本思路是:發(fā)揮優(yōu)勢(shì)因素,克服弱點(diǎn)因素,利用機(jī)會(huì)因素,化解威脅因素;考慮過去,立足當(dāng)前,著眼未來。運(yùn)用系統(tǒng)分析的綜合分析方法,將排列與考慮的各種環(huán)境因素相互匹配起來加以組合,得出一系列公司未來發(fā)展的可選擇對(duì)策。這些對(duì)策包括:
 
最小與最小對(duì)策(WT對(duì)策),即考慮弱點(diǎn)因素和威脅因素,目的是努力使這些因素都趨于最小。
 
最小與最大對(duì)策(WO對(duì)策),即著重考慮弱點(diǎn)因素和機(jī)會(huì)因素,目的是努力使弱點(diǎn)趨于最小,使機(jī)會(huì)趨于最大。
 
最小與最大對(duì)策(ST對(duì)策),即著重考慮優(yōu)勢(shì)因素和威脅因素,目的是努力使優(yōu)勢(shì)因素趨于最大,是威脅因素趨于最小。
 
最大與最大對(duì)策(SO對(duì)策),即著重考慮優(yōu)勢(shì)因素和機(jī)會(huì)因素,目的在于努力使這兩種因素都趨于最大。
 
可見,WT對(duì)策是一種最為悲觀的對(duì)策,是處在最困難的情況下不得不采取的對(duì)策;WO對(duì)策和ST對(duì)策是一種苦樂參半的對(duì)策,是處在一般情況下采取的對(duì)策;SO對(duì)策是一種最理想的對(duì)策,是處在最為順暢的情況下十分樂于采取的對(duì)策。
 
SWOT分析的結(jié)果視不同的研究對(duì)象和研究目的有不同的稱謂。在戰(zhàn)略研究中稱作戰(zhàn)略計(jì)劃;在發(fā)展研究中稱作發(fā)展對(duì)策;在市場(chǎng)研究中稱作市場(chǎng)對(duì)策;在管理咨詢中稱作管理對(duì)策等。
 
由于具體情況所包含的各種因素及其分析結(jié)果所形成的對(duì)策都與時(shí)間范疇有著直接的關(guān)系,所以在進(jìn)行SWOT分析時(shí),可以先劃分一定的時(shí)間段分別進(jìn)行SWOT分析,最后對(duì)各個(gè)階段的分析結(jié)果進(jìn)行綜合匯總,并進(jìn)行整個(gè)時(shí)間段的SWOT矩陣分析。這樣,有助于分析的結(jié)果更加精確。
 
 
 
 
 
工具H:任務(wù)分解法【W(wǎng)BS】(Work Break down Structure)
 
如何進(jìn)行WBS分解:目標(biāo)→任務(wù)→工作→活動(dòng)
 
分解原則:
 
將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解,最底層的任務(wù)活動(dòng)可直接分派到個(gè)人去完成,每個(gè)任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止。
 
分解方法:
 
1、至上而下與至下而上的充分溝通;
 
2、一對(duì)一個(gè)別交流
 
3、小組討論
 
分解標(biāo)準(zhǔn):
 
分解后的活動(dòng)結(jié)構(gòu)清晰
 
邏輯上形成一個(gè)大的活動(dòng)
 
集成了所有的關(guān)鍵因素
 
包含臨時(shí)的里程碑和監(jiān)控點(diǎn)
 
所有活動(dòng)全部定義清楚
 
學(xué)會(huì)分解任務(wù),并能夠?qū)⑷蝿?wù)分解得足夠細(xì),才能心里有數(shù),才能有條不紊地工作,才能統(tǒng)籌安排時(shí)間
 
工具I:時(shí)間管理-重要與緊急
 
\
 
在進(jìn)行時(shí)間安排時(shí),應(yīng)權(quán)衡各種事情的優(yōu)先順序,要學(xué)會(huì)“彈鋼琴”。
 
對(duì)工作要有前瞻能力,防患于未然,如果總是在忙于救火,那將使我們的工作永遠(yuǎn)處理被動(dòng)之中。
 
工具J:二八原則
 
二八原則即巴列特定律,它認(rèn)為“總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的20%所形成的。”
 
按事情的“重要程度”編排事務(wù)優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。舉例說明:
 
80%的銷售額是源自20%的顧客;
 
80%的電話是來自20%的朋友;
 
80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品;
 
80%的財(cái)富集中在20%的人手中;
 
這啟示我們?cè)诠ぷ髦幸朴谧ブ饕,善于從紛繁?fù)雜的工作中理出頭緒,把資源用在最重要、最緊迫的事情上。
 
以上簡(jiǎn)單描述了一些常用的工作準(zhǔn)則,不夠深入,還需要我們繼續(xù)在工作當(dāng)中不斷地加以強(qiáng)化,熟練地加以運(yùn)用,使之成為幫助我們獲取高績(jī)效的有效工具。
 
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