老桌曰：辦公室這個(gè)部門(mén)似乎是中國(guó)行政公務(wù)機(jī)關(guān)和國(guó)有企業(yè)的獨(dú)有的部門(mén)，說(shuō)起辦公室，很多人會(huì)想起官僚、報(bào)紙和茶、古板原則等詞匯，現(xiàn)在很多企業(yè)特別是民營(yíng)企業(yè)已經(jīng)不設(shè)這個(gè)部門(mén)，可能是覺(jué)得這個(gè)部門(mén)是官僚機(jī)制的產(chǎn)物吧。其實(shí)未必，當(dāng)你遇到一項(xiàng)工作沒(méi)人干，或者不知道找誰(shuí)干的時(shí)候，你可能覺(jué)得辦公室這個(gè)部門(mén)真的有存在的必要性....
下面這篇文章告訴你，做好辦公室工作真的不太容易。
文|王自軍 孔冰
一根針，千條線。
辦公室對(duì)上是“外腦”，對(duì)下是“橋梁”；對(duì)內(nèi)是“樞紐”，對(duì)外是“窗口”。其工作具有“從屬性、事務(wù)性、被動(dòng)性、協(xié)調(diào)性、綜合性及時(shí)效性”等特點(diǎn)，并在企業(yè)內(nèi)發(fā)揮著“潤(rùn)滑劑、傳感器、粘合劑、磨合器”的多樣功能和作用。工作特性注定辦公室絕對(duì)是一個(gè)問(wèn)題“多發(fā)區(qū)”。故此對(duì)辦公室工作，內(nèi)部人形容“戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢、如履薄冰”；而外部則戲謔“不好干、干不好、好不干、不干好”；更有領(lǐng)導(dǎo)感嘆“對(duì)辦公室工作，不批評(píng)就是表?yè)P(yáng)”。
“兩眼一睜、忙到熄燈”，是辦公室工作人員最真實(shí)的寫(xiě)照。接待的、會(huì)議的、治安的、企管的大大小小接踵而至，都在干擾著思路、影響著情緒、消耗著精力。常常是“指揮一盆漿、工作一團(tuán)麻、結(jié)果一片糟。”如何才能從“事務(wù)堆”、“問(wèn)題簍”中跳出來(lái)，成了一個(gè)難以解開(kāi)的“結(jié)”。
一葉落，知深秋。
辦公室工作紛繁復(fù)雜、枯燥無(wú)味、被動(dòng)緊張，而要在被動(dòng)中爭(zhēng)取主動(dòng)、在無(wú)序中把握有序，則必須在沒(méi)有規(guī)律的工作中總結(jié)規(guī)律。
張瑞敏有句名言：看不出問(wèn)題是最大的問(wèn)題。“看出問(wèn)題”要求我們既要看到問(wèn)題本身，又要看到問(wèn)題的誘因，還要看到問(wèn)題引發(fā)的后果，明晰事物發(fā)展形勢(shì)和趨勢(shì)。對(duì)辦公室多發(fā)的“問(wèn)題”，要舉一反三，看到與問(wèn)題相關(guān)聯(lián)的事物；要追本溯源，找出問(wèn)題的癥結(jié)和根源：外部出了問(wèn)題，從內(nèi)部找起；工作出了問(wèn)題，從自身找起，今天出了問(wèn)題，從昨天找起；下游出了問(wèn)題，從上游找起。
辦公室問(wèn)題“多發(fā)”，主要是由于辦公室“事急”、“人忙”這兩個(gè)特性所決定的。辦公室因工作的事務(wù)性而繁雜，因繁雜而忙碌，因忙碌而盲目、莽撞；因工作的從屬性而被動(dòng)，因被動(dòng)而事急，因事急而讓人心急。人忙再加事急，肯定掛一漏萬(wàn)、失誤不斷，問(wèn)題百出。
由一點(diǎn)，防一面。
亡羊補(bǔ)牢，猶未為晚；未雨綢繆，防患于未然。
對(duì)于辦公室“問(wèn)題”的多發(fā)性，要跳出具體“問(wèn)題”，從“人忙”、“事急”這一源頭引來(lái)活水，才能水流渠清：
以“五制”立根固源。
一是工作輪換制。辦公室一方面設(shè)輪流值班，處理急事和雜事，忙閑有度，張弛有節(jié)；另一方面實(shí)施崗位輪換，崗位設(shè)正副值或AB崗位制，使每人都有多項(xiàng)技能，每項(xiàng)工作都有多人勝任。避免因人誤事，又避免因事忙人。
二是項(xiàng)目負(fù)責(zé)制。引入工程管理的“項(xiàng)目經(jīng)理制”，對(duì)于突發(fā)的、重大項(xiàng)目明確一人全面統(tǒng)籌，避免一事“多人管”或“無(wú)人管”現(xiàn)象。
三是工作預(yù)案制。所有重大活動(dòng)，事前梳理，謀劃在前、安排在前，問(wèn)題考慮在前，減少被動(dòng)。
四是總結(jié)回饋制。事后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，指導(dǎo)以后工作。
五是模版借鑒制。其實(shí)就是“拿來(lái)主義”。不同辦公室工作是相通的，用心模仿，可事半功倍；同一辦公室工作又多重復(fù)性，常常舊瓶裝新酒，形式不變、內(nèi)容在換。前者拿別人同類(lèi)的，后者拿自己以前的。
“五制”之中，前兩者著眼于人，通過(guò)任務(wù)分解，來(lái)解決事情繁雜的問(wèn)題；后三者著眼于事，是通過(guò)工作籌劃，來(lái)解決工作被動(dòng)的問(wèn)題。
以“五化”清源疏流。
一是簡(jiǎn)約化。對(duì)于辦公室工作而言，簡(jiǎn)約絕不是簡(jiǎn)單。辦公室沒(méi)大事，但也絕沒(méi)有小事。常常一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)也會(huì)帶來(lái)重大后果。簡(jiǎn)約是既要把簡(jiǎn)單的做精細(xì)，多思多想、全面籌劃；又要把復(fù)雜的變簡(jiǎn)單，細(xì)化成分項(xiàng)目子項(xiàng)目，皰丁解牛，一一化解。
二是標(biāo)準(zhǔn)化。辦公室所有的日常工作都要有標(biāo)準(zhǔn)、依標(biāo)準(zhǔn)；而對(duì)新事情、新事物則事前通過(guò)預(yù)案明確標(biāo)準(zhǔn)、事后通過(guò)回饋總結(jié)標(biāo)準(zhǔn)。
三是程序化。辦公室上傳下達(dá)、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外。辦公室是一個(gè)單位的“樞紐”，但所有經(jīng)過(guò)這一“樞紐”的信息、事件、物品都是“炸彈”，如會(huì)議通知、信件傳遞等，決不能在自己手中給“炸”了。上游要為下游服務(wù)，下游要對(duì)上游提醒。
四是痕跡化。堅(jiān)持“有痕跡管理、無(wú)痕跡服務(wù)”的理念，在解決問(wèn)題過(guò)程中積累財(cái)富，以便日后借鑒。
五是公共化。日常工作要集思廣益，共謀劃；工作總結(jié)要同享資源、共受益。從分工到合作，共建共享工作中的得失。
抹一點(diǎn)，少一點(diǎn)。
辦公室工作“沒(méi)有最好，只有更好”。遇到問(wèn)題解決問(wèn)題的過(guò)程便是“更好”的過(guò)程。對(duì)于遇到的個(gè)性問(wèn)題，我們要逐一化解：
為增強(qiáng)信息可讀性，可借助多媒體，編撰成幻燈或電子雜志，圖文并茂，動(dòng)畫(huà)音樂(lè)兼俱。
為提高督辦成效，可簡(jiǎn)化會(huì)議紀(jì)要形式，下發(fā)《會(huì)議議定事項(xiàng)通知單》；規(guī)范來(lái)文辦理，發(fā)送《文件安排事項(xiàng)通知單》，每月匯總一覽表，提前一周辦公自動(dòng)化督促，提前一天短信提醒。
為避免會(huì)議通知遺忘，可發(fā)送定時(shí)短信，會(huì)前30分予以提醒。
為使接待各環(huán)節(jié)銜接順暢，可推行標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，依據(jù)所需，提前準(zhǔn)備，避免逸漏，減少被動(dòng)；借助短信予以提示，來(lái)前歡迎、事中提醒、走時(shí)歡送。
為提高員工素質(zhì)，可促使養(yǎng)成良好習(xí)慣，堅(jiān)持每早一清（衛(wèi)生）一理（工作）；每晚一記（工作失誤）一想（別人優(yōu)點(diǎn)）；每周一總（總結(jié)本周）一列（計(jì)劃下周）；每月一學(xué)（業(yè)務(wù)技能）一研（專(zhuān)題調(diào)研）。
圍一桌 
2016-01-04 09:30:46