培訓(xùn)需求分析是否有效決定了培訓(xùn)計劃是否準(zhǔn)確。培訓(xùn)的需求分析是有方法的,掌握了年度培訓(xùn)需求分析的技巧,單項培訓(xùn)需求分析就更簡化、更容易操作了。
合縱連橫,啟動工作
年度培訓(xùn)需求分析一般在11月份啟動。在進行培訓(xùn)需求分析之前,先在公司內(nèi)營造一種氛圍(條件允許的話,可以召開一次相關(guān)人員的啟動會),讓上至領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理,下至普通員工都有心里準(zhǔn)備,有時間去思考自身、部門、整個公司的培訓(xùn)需求在哪里,引起每個人的重視,將培訓(xùn)需求分析視為自己工作中的一項重要內(nèi)容。在進行培訓(xùn)需求分析之前要明確以下事項:
取得公司各級管理人員的參與和支持。公司高層管理者的支持能保證培訓(xùn)需求分析過程順利進行,他們的意見往往決定了培訓(xùn)的大方向。如果缺少了領(lǐng)導(dǎo)的參與,就無法獲得他們對于培訓(xùn)的看法,設(shè)計的培訓(xùn)也不是他們所要的,保持與公司管理者的良好溝通在整個培訓(xùn)需求分析的過程中顯得尤為重要,直接影響到下年度開展培訓(xùn)工作的指導(dǎo)思想和工作重點。同時,只有取得各級管理者的支持,才能保證需求分析的行政過程順利進行,如培訓(xùn)需求分析面談人員的安排、調(diào)查問卷的填寫及按時回收等。
培訓(xùn)本身并不能解決問題。如果認(rèn)識不到這一點,就會對培訓(xùn)抱有過高的期望,往往會產(chǎn)生失望的心理。培訓(xùn)是通過提高員工的技能,改變員工的行為與習(xí)慣來解決問題。把培訓(xùn)當(dāng)成是萬能解藥非常危險,很多問題通過培訓(xùn)是解決不了的,一個有技能的員工也有可能無法勝任他的崗位。
明確
績效標(biāo)準(zhǔn)和衡量尺度。員工的期望表現(xiàn)和現(xiàn)實表現(xiàn)之間的差距就是培訓(xùn)需求。培訓(xùn)需求包含了企業(yè)的需求、群體的需求和員工個人需求三個不同的層面。培訓(xùn)需求不是主管和員工的主觀期望,也不是超過崗位要求的優(yōu)秀表現(xiàn)。如果期望一個普通的操作工講一口流利的英語,從員工個人發(fā)展的角度來看當(dāng)然是好的,但他的工作中根本用不到英語,因此就不是真正的培訓(xùn)需求。
找準(zhǔn)端點,系統(tǒng)分析
培訓(xùn)必然為業(yè)務(wù)運營服務(wù),因此,培訓(xùn)需求的分析首先要從業(yè)務(wù)需求開始。要將負責(zé)培訓(xùn)的成員按照企業(yè)的職能區(qū)域進行分工,每個人負責(zé)一個區(qū)域,了解相關(guān)業(yè)務(wù),最后再匯總到一起,從而將培訓(xùn)需求分析進行到深處,真正做到想業(yè)務(wù)部門之所想。在了解部門的業(yè)務(wù)之后,就要引導(dǎo)部門從業(yè)務(wù)需求開始尋找培訓(xùn)需求。一般來說,可以從以下幾個方面去分析:
企業(yè)/部門上一年度目標(biāo)完成情況、下一年度目標(biāo)。企業(yè)的運營具有連續(xù)性,未完成的目標(biāo)有可能延續(xù)到下一年度,如果不清楚企業(yè)上一年度目標(biāo)未完成的原因,就會影響下一年度的業(yè)績。目標(biāo)未完成的原因需要逐項進行分析,如果問題可以通過培訓(xùn)來解決就產(chǎn)生了培訓(xùn)需求。同樣,企業(yè)在未來的一年中會設(shè)定很多的目標(biāo),尤其是有很多新技術(shù)、新項目,這些對于企業(yè)來說是新的內(nèi)容。新事物的導(dǎo)入需要一個載體,培訓(xùn)正是起到了這樣的作用,通過培訓(xùn)可以大大加快員工對新事物的認(rèn)識和接收速度。除了新的目標(biāo)外,其它的目標(biāo)也要逐項進行分析,分析在每項目標(biāo)中培訓(xùn)扮演什么角色,如何幫助企業(yè)/部門達成目標(biāo)。
分析企業(yè)/區(qū)域/部門的組織結(jié)構(gòu)。首先,了解部門的主要職責(zé)以確定部門培訓(xùn)需求的主要方向。其次,了解部門的人數(shù)、必備技能、特殊技能、稀缺技能,以確定培訓(xùn)需求的數(shù)量及技能種類。然后,清楚員工的年齡、學(xué)歷、職位等信息,這些將直接影響到培訓(xùn)的內(nèi)容、方式、深度與側(cè)重點。如果部門以管理人員為主,培訓(xùn)的側(cè)重點多為管理類。同時,要為公司后備人才發(fā)展設(shè)計相關(guān)的培訓(xùn),這不僅關(guān)系到員工的個人發(fā)展,對公司的長期發(fā)展更為重要。
過往的培訓(xùn)記錄。查看以往的培訓(xùn)記錄,一方面可以了解過去培訓(xùn)所取得的效果,更重要的是要了解哪些是需要重復(fù)培訓(xùn)的,很多培訓(xùn)不會一蹴而就,需要反復(fù)進行培訓(xùn)以達到良好的效果,如企業(yè)文化、員工崗位技能培訓(xùn),這些是對員工的基本要求,此類培訓(xùn)的需求通常是每年都有,屬于常規(guī)重點項目。
以過程保證結(jié)果
培訓(xùn)需求分析活動的有效性需要有完整的工作過程來保證。
培訓(xùn)需求分析過程的策劃和設(shè)計。首先要確定整個過程的時間及主要任務(wù)、負責(zé)人,要有完整的方案及行動計劃,并且取得相關(guān)人員的認(rèn)可。其次,事先設(shè)計好培訓(xùn)需求分析過程將使用到的方法、工具和表格,要提前驗證工具的有效性,要實用又簡潔,便于操作。
培訓(xùn)需求分析數(shù)據(jù)的收集匯總。培訓(xùn)需求分析最終要產(chǎn)生培訓(xùn)計劃,分析過程中的數(shù)據(jù)尤為重要,要把了解到的培訓(xùn)需求準(zhǔn)確地記錄下來,并及時進行反饋與匯總。數(shù)據(jù)收集的方法有很多種,比較有效的方法是調(diào)查問卷法和訪談法。調(diào)查問卷可以根據(jù)企業(yè)特點進行設(shè)計,發(fā)至各個部門,讓員工根據(jù)問卷中的內(nèi)容進行填寫,完成后交回給培訓(xùn)團隊成員。接下來,根據(jù)反饋回來的調(diào)查問卷進行部門走訪面談,主要訪談部門經(jīng)理,使用訪談表,主要訪談從調(diào)查問卷得不出的培訓(xùn)需求或?qū)斫獠磺逦牡胤竭M行重新確認(rèn)。
數(shù)據(jù)分析。將收集到的分散的培訓(xùn)需求信息匯總到一起,分析訪談數(shù)據(jù),概述所有的訪談結(jié)果,匯總訪談的數(shù)據(jù),尋找共同點,按公司、部門不同層面進行分析,可得出公司、部門層面分別需要的培訓(xùn),具體人群與人數(shù)。這些數(shù)據(jù)分析后就可形成培訓(xùn)計劃的初稿。
在進行培訓(xùn)需求分析時,需要用到大量的相關(guān)信息。如果有些涉及到公司的信息培訓(xùn)部門無法獲取,就需要人力資源部統(tǒng)一歸納整理后提供給培訓(xùn)部門使用,如:
1、上一年度目標(biāo)完成情況;
2、下一年度重大信息:如公司年度目標(biāo);
3、上一年度培訓(xùn)完成情況;
5、公司內(nèi)培訓(xùn)資源庫信息。