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詳解“新工作分析法”
知識(shí)庫(kù) > 工作分析 > 正文 896 2012-04-04 14:32:33

新工作分析的定義與結(jié)構(gòu)在人力資源管理中,有一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作,也是各職能模塊運(yùn)作時(shí)最關(guān)鍵的工作,它就是工作分析。傳說(shuō)只要練好了這項(xiàng)內(nèi)功,你就可以像金鐘罩鐵布衫十三太保橫練那樣,剛猛無(wú)比,刀槍不入,縱...

新工作分析的定義與結(jié)構(gòu)
在人力資源管理中,有一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作,也是各職能模塊運(yùn)作時(shí)最關(guān)鍵的工作,它就是工作分析。
傳說(shuō)只要練好了這項(xiàng)內(nèi)功,你就可以像金鐘罩鐵布衫十三太保橫練那樣,剛猛無(wú)比,刀槍不入,縱橫于HR的職場(chǎng)江湖:一說(shuō)起招聘,你腦海里就可以浮現(xiàn)此崗位的關(guān)鍵職責(zé)和勝任要求,讓你招人從此無(wú)憂(yōu);一開(kāi)展培訓(xùn),你就知道此崗位具體的職責(zé)與任務(wù)是什么、大概的業(yè)務(wù)流程是哪些、關(guān)鍵的工作步驟和原因是什么,因此你就知道要培訓(xùn)什么理論知識(shí)、什么專(zhuān)業(yè)技能、什么工作流程及方法工具;一做起績(jī)效,你就知道此崗位的工作目的目標(biāo)、崗位職責(zé)與涉及的作業(yè)流程是什么,同時(shí)也知道可以用哪些指標(biāo)來(lái)衡量其工作產(chǎn)出,有哪些流程可以支撐指標(biāo)的取數(shù),從而再結(jié)合它部門(mén)的年度目標(biāo)、工作規(guī)劃進(jìn)行具體的指標(biāo)設(shè)計(jì)、考核取數(shù)、結(jié)果應(yīng)用;它是建立企業(yè)薪酬等級(jí)結(jié)構(gòu)的第一步——崗位價(jià)值評(píng)價(jià)的源頭……
工作分析之所以如此重要的,根本原因在于:管理是因事選人、育人、用人、留人,工作分析就是理清事。理事在前,管人在后,而理清事情則必須熟練掌握與運(yùn)用工作分析的方法與技巧。
那么到底如何才能快速有效地做好某個(gè)崗位的工作分析呢?
一個(gè)崗位的工作分析它包括兩大塊內(nèi)容:崗位工作職責(zé)描述與崗位的任職要求,其中崗位工作職責(zé)描述是因、是輸入,崗位任職資格是果,是輸出,這里面同樣也體現(xiàn)了因事選人的思想。
工作描述的方法:FAIR四角色法
首先要解決的就是如何做好崗位工作職責(zé)描述?很明顯,需要掌握兩方面的技巧:崗位工作職責(zé)描述的步驟與工作描述的方法。
首先,介紹工作描述的方法。因?yàn)槿魏问挛镆坏o(wú)法描述,就無(wú)法溝通。
工作的描述的方法一般采用“動(dòng)詞+名詞”或者“名詞+動(dòng)詞”的結(jié)構(gòu)來(lái)表示。其中,名詞就是工作事項(xiàng)的名稱(chēng);動(dòng)詞的采用有相應(yīng)的規(guī)定,一般遵循“FAIR四角色法”。
所謂FAIR四角色法是指部門(mén)或者崗位在此項(xiàng)工作中扮演了具體四種角色,角色從低到高分為:執(zhí)行者、推動(dòng)者、思考者、決策者,每一種角色對(duì)應(yīng)不同的動(dòng)詞:
角色 適用崗位層級(jí) 對(duì)應(yīng)的動(dòng)詞
推動(dòng)者
Facilitate)
基層(頻率高)中層 了解/知曉、協(xié)助/協(xié)辦、參與、協(xié)調(diào)、推動(dòng)/促進(jìn)、改善、傳達(dá)
決策者
Approve)
高層 授權(quán)、審批、審核/審查、指導(dǎo)/管理、建立/制訂、發(fā)展/規(guī)劃、決策/審批、評(píng)定
執(zhí)行者
Implement)
基層 提供/提交、修改/維護(hù)、操作、執(zhí)行/履行/處理、分配、控制/監(jiān)督/檢查、主辦、主導(dǎo)/主持、組織
思考者
Research)
中層(頻率高)基層 收集-界定-研究-評(píng)估-起草-建議-咨詢(xún)
匯集-整理-分析-預(yù)測(cè)-撰寫(xiě)-提議-解釋
 
掌握了“FAIR四角色法”,我們就能很清晰地描述出某個(gè)部門(mén)或某個(gè)崗位的某項(xiàng)工作職責(zé)。舉例:
人力資源部門(mén)職責(zé)之一:制訂公司人力資源規(guī)劃。該部門(mén)各崗位在此項(xiàng)工作中的職責(zé)就是:
人力總監(jiān):制訂人力資源規(guī)劃(決策者)
人力經(jīng)理:起草人力資源規(guī)劃(思考者)
人力專(zhuān)員:參與人力資源規(guī)劃的制定(推動(dòng)者)
從上述案例中,我們也可以看出:一般部門(mén)職責(zé)就是部門(mén)負(fù)責(zé)人的職責(zé)。
三步描述出崗位工作職責(zé)
因?yàn)閸徫还ぷ髀氊?zé)源于部門(mén)職責(zé)的矩陣分解,所以描述崗位工作職責(zé)之前就必須先描述出部門(mén)職責(zé),然后再對(duì)部門(mén)職責(zé)進(jìn)行崗位的矩陣分解,具體步驟如下:
①、羅列出部門(mén)所有的工作事項(xiàng)。使用的方法有頭腦風(fēng)暴法,即召集部門(mén)所有成員對(duì)自己負(fù)責(zé)的各項(xiàng)工作進(jìn)行羅列,然后形成記錄;資料分析法,即搜集公司過(guò)去及現(xiàn)在的部門(mén)職責(zé)、崗位說(shuō)明書(shū)、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重點(diǎn)項(xiàng)目相關(guān)文件、部門(mén)內(nèi)外部客戶(hù)及客戶(hù)需求等資料,從中分析并羅列出部門(mén)的各項(xiàng)工作。
注意:工作羅列時(shí),盡可能按照“CPDCA模式”開(kāi)展,以防工作遺漏。C是指customer,內(nèi)外部客戶(hù)及其需求;P指plan,計(jì)劃;D指do,實(shí)施;C指check,檢查;A指action,改善。以培訓(xùn)部的培訓(xùn)管理這一職責(zé)為例進(jìn)行CPDCA羅列:
n搜集、分析公司內(nèi)部各部門(mén)及崗位與外部經(jīng)銷(xiāo)商的年度培訓(xùn)需求,并制定年度培訓(xùn)需求分析報(bào)告;
n依據(jù)培訓(xùn)需求分析報(bào)告,結(jié)合公司及部門(mén)年度目標(biāo)規(guī)劃、部門(mén)與崗位的職責(zé),制定與分解公司年度培訓(xùn)計(jì)劃;
n定期按照計(jì)劃組織開(kāi)展各項(xiàng)培訓(xùn),培訓(xùn)后及時(shí)記錄、更新、維護(hù)培訓(xùn)管理信息平臺(tái);
n階段性地培訓(xùn)計(jì)劃履行情況以及重點(diǎn)培訓(xùn)項(xiàng)目進(jìn)行效果檢查,及時(shí)通報(bào)并提出改善意見(jiàn);
n對(duì)年度培訓(xùn)工作的成本、效果、質(zhì)量、完成率進(jìn)行總結(jié),并再下一年度進(jìn)行改善。
②、對(duì)所列工作事項(xiàng)進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)的歸集。首先是分類(lèi),然后才是對(duì)每個(gè)類(lèi)別的工作進(jìn)行分級(jí)。分類(lèi)的依據(jù)是部門(mén)所有工作職責(zé)項(xiàng)涉及到的模塊、領(lǐng)域或者部門(mén)的運(yùn)營(yíng)模式,比如人力資源部門(mén)工作事項(xiàng)會(huì)涉及到招聘、培訓(xùn)、績(jī)效、薪酬、員工關(guān)系等模塊;分級(jí)就是要評(píng)審相同模塊、領(lǐng)域內(nèi)各項(xiàng)工作之前的關(guān)系,并列是同級(jí)、包含是下級(jí)、遞進(jìn)亦同級(jí)、因果可同級(jí)也可并入一級(jí),為了避免分級(jí)過(guò)細(xì),我們一般把工作職責(zé)分解為3級(jí)即可。下表是一個(gè)集團(tuán)化公司人力資源部運(yùn)營(yíng)模式下的分層分級(jí)的工作事項(xiàng)歸集:
一級(jí)關(guān)鍵職責(zé)
(部門(mén)設(shè)置目的)
二級(jí)關(guān)鍵職責(zé)
(下級(jí)單位職責(zé))
三級(jí)關(guān)鍵職責(zé)
(列舉每項(xiàng)職責(zé)的關(guān)鍵任務(wù)3-5項(xiàng)為宜)
制定、實(shí)施改善集團(tuán)人力資源戰(zhàn)略與策略,為集團(tuán)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的人力資源 協(xié)助高層領(lǐng)導(dǎo)制定集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略以及人力資源戰(zhàn)略 ■人力資源規(guī)劃
■組織結(jié)構(gòu)調(diào)整及變革
■企業(yè)文化建設(shè)
■核心人才評(píng)估與繼任計(jì)劃
為各級(jí)管理者提供專(zhuān)業(yè)人力資源技術(shù)支持 ■薪酬福利體系設(shè)計(jì)與完善
■招聘配置體系設(shè)計(jì)與完善
■業(yè)績(jī)管理體系設(shè)計(jì)與完善
■培訓(xùn)開(kāi)發(fā)體系設(shè)計(jì)與完善
促進(jìn)集團(tuán)業(yè)務(wù)變革 ■為研發(fā)部門(mén)業(yè)務(wù)發(fā)展提供全面的人力資源支持
■為生產(chǎn)部門(mén)業(yè)務(wù)發(fā)展提供全面的人力資源支持
■為營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)業(yè)務(wù)發(fā)展提供全面的人力資源支持
■為其他部門(mén)業(yè)務(wù)發(fā)展提供全面的人力資源支持
為集團(tuán)本部提供人事行政服務(wù)者 ■人事手續(xù)辦理
■人力資源信息系統(tǒng)維護(hù)
③、將部門(mén)的第3級(jí)職責(zé)矩陣式的分解到部門(mén)所有的崗位。分解的原則同樣要遵循“FAIR四角色法”,即每一項(xiàng)部門(mén)職責(zé),在部門(mén)內(nèi)不同層級(jí)的崗位上所擔(dān)負(fù)的角色不同。以公司培訓(xùn)部的培訓(xùn)管理3級(jí)職責(zé)為例進(jìn)行矩陣分解:
培訓(xùn)部職責(zé)分解結(jié)構(gòu)表
職位
部門(mén)職責(zé)
培訓(xùn)經(jīng)理 培訓(xùn)師 培訓(xùn)助理
制定、實(shí)施公司年度培訓(xùn)需求方案 指導(dǎo)下屬制訂年度培訓(xùn)需求方案/審核公司年度培訓(xùn)需求分析報(bào)告 提交年度培訓(xùn)需求方案/組織開(kāi)展年度培訓(xùn)需求調(diào)查/撰寫(xiě)年度培訓(xùn)需求報(bào)告 協(xié)助培訓(xùn)師設(shè)計(jì)年度培訓(xùn)需求方案/獨(dú)立實(shí)施年度培訓(xùn)需求調(diào)查
制訂與分解公司年度培訓(xùn)計(jì)劃 審核與修改年度培訓(xùn)計(jì)劃 制訂與分解公司年度培訓(xùn)計(jì)劃/宣貫?zāi)甓扰嘤?xùn)規(guī)劃 協(xié)助宣貫公司年度培訓(xùn)計(jì)劃
…… …… …… ……
通過(guò)以上三個(gè)步驟,我們可以全面、準(zhǔn)確地描述出崗位的工作職責(zé)。
如何根據(jù)崗位工作職責(zé)快速導(dǎo)出崗位的任職要求?
最后,如何由崗位工作職責(zé)推出崗位的任職要求呢?我們知道了崗位的工作職責(zé),僅僅是理清事,即要做什么;而任職要求則是評(píng)估崗位成員能不能做的標(biāo)準(zhǔn),當(dāng)然怎么做則是工作的具體流程,包括各類(lèi)規(guī)章制度、操作程序。
下面簡(jiǎn)單介紹一種基于能力族的崗位任職要求描述的方法:
①、熟練掌握麥柯里蘭的6大勝任素質(zhì)族及每個(gè)指標(biāo)的定義,具體每個(gè)指標(biāo)的含義不在此贅述。
序號(hào) 素質(zhì)族 素質(zhì)指標(biāo)
成就與行動(dòng)族 信息搜集、主動(dòng)性、成就導(dǎo)向、規(guī)范執(zhí)行
幫助與服務(wù)族 人際理解、客戶(hù)服務(wù)導(dǎo)向
影響族 組織認(rèn)知、關(guān)系建立、影響力
管理族 團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)控目標(biāo)、培養(yǎng)他人、團(tuán)隊(duì)合作
個(gè)人效能族 自信、自我控制、彈性、組織承諾
認(rèn)知族 專(zhuān)業(yè)知識(shí)、分析式思考、歸納式思考
②、羅列崗位的工作職責(zé),并根據(jù)其職責(zé)直接從6大素質(zhì)族里面摘取對(duì)應(yīng)的勝任素質(zhì)指標(biāo),以融資管理經(jīng)理(下轄融資主管與票據(jù)業(yè)務(wù)主管)崗位職責(zé)為例:
序號(hào) 工作職責(zé) 素質(zhì)要求
協(xié)助制訂集團(tuán)融資管理制度、并組織執(zhí)行、監(jiān)督反饋 專(zhuān)業(yè)知識(shí):進(jìn)出口流程與外匯管理、銀行借貸流程、上市及證券交易、財(cái)務(wù)管理等知識(shí),團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo),團(tuán)隊(duì)合作,培養(yǎng)他人,演繹思維,建立關(guān)系
協(xié)助制定集團(tuán)年度融資規(guī)劃,擬定、執(zhí)行月度計(jì)劃,并進(jìn)行總結(jié)反饋
組織拓展各類(lèi)融資渠道,并對(duì)渠道的融資成本進(jìn)行分析與審核
預(yù)測(cè)、控制進(jìn)出口業(yè)務(wù)的外匯交易風(fēng)險(xiǎn)
解析:因?yàn)槿谫Y管理經(jīng)理需要帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)、協(xié)助進(jìn)出口部門(mén)控制交易風(fēng)險(xiǎn),則直接快速的可以選出團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)、團(tuán)隊(duì)合作的勝任素質(zhì);融資渠道開(kāi)拓所要求的銀企關(guān)系是需要本崗位具備良好的建立關(guān)系之能力;另因銀行利息、外匯等變化會(huì)給公司融資成本帶來(lái)較大的風(fēng)險(xiǎn),所以其演繹推理能力要非常強(qiáng);而進(jìn)出口流程、外匯管理、銀行借貸流程、上市及證券交易則為其開(kāi)展各項(xiàng)融資工作(進(jìn)出口是風(fēng)險(xiǎn)控制)必備知識(shí),當(dāng)然本身此崗位屬于財(cái)務(wù)職群,所以財(cái)務(wù)管理知識(shí)是必備的。
值得提醒的是,在實(shí)際崗位任職要求的推導(dǎo)過(guò)程中,我們有時(shí)還要考慮行業(yè)因素、企業(yè)文化因素、甚至是團(tuán)隊(duì)或領(lǐng)導(dǎo)者工作風(fēng)格因素才能得出更加準(zhǔn)確的崗位任職要求。
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