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簡(jiǎn)而言之，職務(wù)分析是對(duì)組織中各項(xiàng)特定職務(wù)的性質(zhì)、內(nèi)容、任務(wù)和責(zé)任進(jìn)行分析研究和作出明確的規(guī)定；同時(shí)又對(duì)承擔(dān)和完成這些工作的人員所具有的素質(zhì)與能力作出明確規(guī)定，最后形成一系列職務(wù)說(shuō)明書的過(guò)程。職務(wù)分析是人力資源開發(fā)與管理必不可少的環(huán)節(jié)，可以奠定企業(yè)員工甄選、工作評(píng)估、人員考核等基礎(chǔ)，有利于企業(yè)建立、健全人力資源管理制度。

有效的較全面的職務(wù)分析，一般來(lái)說(shuō)應(yīng)該包括下述兩個(gè)基本方面的內(nèi)容：

一是職務(wù)描述

職務(wù)描述是要通過(guò)職務(wù)調(diào)查，在取得有關(guān)信息的基礎(chǔ)上，對(duì)工作崗位的名稱、性質(zhì)、任務(wù)、程序、內(nèi)外部環(huán)境和條件等內(nèi)容作出比較系統(tǒng)的描述，并加以規(guī)范化。職務(wù)描述一般包括所設(shè)計(jì)職位的目的、職責(zé)、職稱、上下級(jí)之間關(guān)系、職權(quán)等。

二是找出任職的各項(xiàng)要求，即任職資格說(shuō)明。

任職說(shuō)明對(duì)任職人員提出生理、心理要求和其他一般要求，例如招聘“總經(jīng)理秘書，25歲以下，大專以上學(xué)歷，良好的中英文溝通能力，2—3年相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)”，這屬于任職說(shuō)明中的一般要求。對(duì)不同的職位，還有不同的生理要求，包括健康狀況、體力、感官靈敏度等；不同的心理要求，如觀察能力、記憶能力、理解能力、數(shù)理分析能力、性格、氣質(zhì)、態(tài)度、合作精神等等。民營(yíng)企業(yè)對(duì)人力資源有更高要求，首先是對(duì)職務(wù)分析發(fā)揮更大作用有了期望，過(guò)去僅僅是對(duì)工作崗位空缺進(jìn)行的職務(wù)分析必須轉(zhuǎn)移到企業(yè)的現(xiàn)在和未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略上。

當(dāng)然，對(duì)民營(yíng)企業(yè)來(lái)說(shuō)，職務(wù)分析不能過(guò)于苛求，否則對(duì)引入人才不利。同時(shí)要將職務(wù)分析經(jīng)�；�、戰(zhàn)略化、超前化，從而更好地發(fā)揮職務(wù)分析的基礎(chǔ)性作用，不斷增強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)人力資源管理的適應(yīng)性。

職務(wù)分析的運(yùn)作過(guò)程

職務(wù)分析是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，既需要周密的準(zhǔn)備，還需要具有與組織人事管理活動(dòng)相匹配的科學(xué)操作程序。

第一，準(zhǔn)備階段。

——明確職務(wù)分析的目的。職務(wù)分析的目的不同，具體的信息收集內(nèi)容及其組合也不同。因此，進(jìn)行職務(wù)分析首先要明確目的，做到有的放矢。

——建立職務(wù)分析小組。小組成員通常由分析專家組成，他們是具有分析專長(zhǎng)，并對(duì)組織內(nèi)各項(xiàng)職務(wù)有明確概念的人員。一旦小組成員確定之后，即賦予其進(jìn)行分析活動(dòng)的權(quán)限，以保證分析工作的協(xié)調(diào)和順利進(jìn)行。

——明確分析對(duì)象。為保證分析結(jié)果的正確性，應(yīng)該選擇有代表性、典型性的職務(wù)，如果在次要、無(wú)代表意義的職務(wù)上糾纏不清，必然浪費(fèi)大量財(cái)力、物力和時(shí)間。

——建立良好的工作關(guān)系。為了搞好職務(wù)分析，還應(yīng)該做好員工的心理準(zhǔn)備工作，建立起友好的合作關(guān)系。

第二，信息收集階段

職務(wù)分析的大量活動(dòng)是收集相關(guān)信息，這些信息是后兩個(gè)階段工作的依據(jù)，應(yīng)全面、客觀、準(zhǔn)確。

——選擇正確的信息來(lái)源。信息的收集是多方面的，不同層次的信息源提供的信息存在可信度上的差別，職務(wù)分析人員應(yīng)該站在公正的角度聽取不同信息，確保其真實(shí)性，不能事存偏見。

——靈活運(yùn)用各種方法。職務(wù)分析方法多種多樣，有觀察法、面談法、實(shí)驗(yàn)法、問(wèn)卷法、參與法等等。這些技術(shù)方法各有優(yōu)缺點(diǎn)，在實(shí)際職務(wù)分析中，應(yīng)結(jié)合調(diào)查對(duì)象加以選擇，既可采用其中一種方法，也可以多種方法并用。

——詳細(xì)編制調(diào)查提綱和問(wèn)卷。包括職務(wù)內(nèi)容、職務(wù)責(zé)任、職務(wù)經(jīng)驗(yàn)、適合年齡、學(xué)歷等，內(nèi)容上應(yīng)具有綜合性和典型性。

——廣泛收集與職務(wù)相關(guān)的各種信息，無(wú)論直接還是間接相關(guān)，要全面收集。

第三，分析階段。分析階段是整個(gè)職務(wù)分析的核心，其主要工作是對(duì)第二階段中收集到的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面深入的分析判斷和歸納。

——審核。甄選收集到的各種信息，去粗取精，去偽存真。

——分析。對(duì)比各條信息，挑選出其中具有關(guān)鍵性的部分。

——歸納。總結(jié)挑選出的重要信息，為職務(wù)分析報(bào)告的形成準(zhǔn)備資料。

從其分析的內(nèi)容來(lái)看，有職務(wù)名稱是否明確，雇用多少人員才合適，職務(wù)的組織位置，職務(wù)權(quán)限，職務(wù)責(zé)任大小，工作知識(shí)高低，教育和培訓(xùn)的多少等等。

第四，描述階段

僅僅研究分析一組工作，并未完成職務(wù)分析，分析專家必須將獲取的信息予以整理并寫出職位說(shuō)明書。

——文字說(shuō)明。將所獲相關(guān)的資料用文字方式表述，列舉職務(wù)名稱、工作內(nèi)容、工作設(shè)備與材料、工作環(huán)境及工作條件等。

——職務(wù)列表及問(wèn)卷。把職務(wù)加以分析，以職務(wù)的內(nèi)容和活動(dòng)分項(xiàng)排列，由實(shí)際從事的人員加以評(píng)判，以表格或問(wèn)卷的形式列出。

——活動(dòng)分析。把工作的活動(dòng)按工作系統(tǒng)與作業(yè)順序一一列舉，然后根據(jù)每一作業(yè)進(jìn)一步加以詳細(xì)分析�；顒�(dòng)分析多以觀察及面談的方法對(duì)現(xiàn)有職務(wù)加以分析，所得資料作為教育及培訓(xùn)參考。

——決定因素法。把完成某工作的幾項(xiàng)重要行為，在積極方面說(shuō)明工作本身特別需要的因素，在消極方面說(shuō)明亟待排除的因素。

第五，運(yùn)用控制階段

這一階段的主要工作是培訓(xùn)職務(wù)分析人員，制定和不斷調(diào)整各種具體的職務(wù)分析文件，確定正確的部分，修改不適應(yīng)的部分。

常用的幾種方法

其一，訪談法

這是職務(wù)分析人員通過(guò)對(duì)有關(guān)員工進(jìn)行訪問(wèn)和座談來(lái)獲取信息的一種方法。在訪談前，訪談人員準(zhǔn)備一份周密和可行的訪談?dòng)?jì)劃及相應(yīng)具有指導(dǎo)性的訪談?dòng)涗洷砀窕蛟L談提綱，訪談時(shí)根據(jù)計(jì)劃描述所做工作內(nèi)容以及他們是怎樣完成任務(wù)的，然后，使用表格準(zhǔn)確記錄下來(lái)。其優(yōu)點(diǎn)主要是它的靈活性、快速性、雙向溝通和應(yīng)用廣泛性，也可以獲取一些在其他情況下了解不到的工作活動(dòng)和行為的細(xì)節(jié)。不足之處一是花費(fèi)較多的時(shí)間和精力，二是信息質(zhì)量難以保證。因而，在實(shí)際應(yīng)用中，訪談法不單獨(dú)使用。

其二，問(wèn)卷調(diào)查法

使用問(wèn)卷調(diào)查列出一組任務(wù)或工作行為，要求員工回答他是否執(zhí)行了這些任務(wù)或行為。然后，調(diào)查人員根據(jù)這些任務(wù)或行為出現(xiàn)的頻率、對(duì)完成工作的重要性、執(zhí)行的難易程度以及整個(gè)工作關(guān)系，確定它們的權(quán)重，求出得分來(lái)衡量實(shí)際工作。其優(yōu)點(diǎn)是能快速、高效地從大規(guī)模的組織獲得大量的信息。缺點(diǎn)是設(shè)計(jì)一份完備、有效的問(wèn)卷要花大量的時(shí)間、精力和費(fèi)用；另外，可能因?yàn)閱T工的表達(dá)能力和主觀因素影響問(wèn)卷調(diào)查的效果。

其三，參與法

職務(wù)分析人員通過(guò)親自參與某項(xiàng)工作來(lái)搜集職務(wù)分析信息的一種方法。它的優(yōu)點(diǎn)是可以使職務(wù)分析人員直接地深入體驗(yàn)、了解工作本身的特點(diǎn)和工作對(duì)任職者的要求，明顯的不足之處是對(duì)于高新技術(shù)企業(yè)中許多高度專業(yè)化、科學(xué)水平強(qiáng)的工作，職務(wù)分析人員參與的可能性很小。