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谷歌的高效會議管理

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2013-03-14 14:25:48

開會，在現(xiàn)在的商業(yè)運轉(zhuǎn)中，這兩個字的名聲非常不好，因為真正能通過會議這個形式取得什么成果的很少。Marissa Mayer (谷歌搜索產(chǎn)品的副總裁)在會議方面有著最豐富的知識，并且她領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造了當(dāng)今一些最有創(chuàng)新意...

“開會”，在現(xiàn)在的商業(yè)運轉(zhuǎn)中，這兩個字的名聲非常不好，因為真正能通過會議這個形式取得什么成果的很少。

Marissa Mayer (谷歌搜索產(chǎn)品的副總裁)在會議方面有著最豐富的知識，并且她領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造了當(dāng)今一些最有創(chuàng)新意義的產(chǎn)品。Mayer平均每周開差不多70個會議，并且作為最后一道關(guān)卡來把關(guān)Google工程師、項目經(jīng)理向谷歌創(chuàng)始人Sergey Brin和Larry Page來陳述、推銷他們的想法的機(jī)會。一共有8個由directors, managers和engineers組成的團(tuán)隊在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，向Mayer匯報。

在谷歌這樣的公司里，大部分的工作都在會議中開展，Mayer的目標(biāo)就是確保她的團(tuán)隊有明確的工作指令、戰(zhàn)略方向以及有足夠支撐行動的信息，并且同時讓他們感覺有前進(jìn)的動力并受到了尊重。Mayer她成功開展高效會議的6個秘訣就是：

1. 有一個明確的議程

Mayer要求每個會議都必須有明確的議程，內(nèi)容包括參會者希望討論的問題的大綱以及他們將如何最有效地利用自己的時間。當(dāng)然，議程需要有一定的靈活性，Mayer覺得議程更多地扮演這樣一個角色的工具：議程迫使參會者仔細(xì)思考自己希望在會議上所達(dá)到什么目標(biāo)以及如何最好地去達(dá)成這樣的目的。

2. 指定專門的note-taker

Google的會議一大特色就是有很多的投影……一面墻上投影現(xiàn)在的presentation，旁邊會再有一個投影儀展示當(dāng)前會議的記要（注：原文想要表達(dá)的意思應(yīng)該是不僅要找一個專門的會議記錄員，還要專門的投影實時地展示當(dāng)前會議的記要，以確保參會人員能在會議上達(dá)成真正的一致），可能旁邊還會有一個投影顯示著一個4英尺高的在走的計時器��！Google高管們相信，通過制作一份官方的記要，可以最大程度地馬上消除不準(zhǔn)確性和不一致性。

那些沒能參加會議的人會收到一份會議的記要。當(dāng)有人試著回想會議的決定、團(tuán)隊前進(jìn)的方向、接下來需要做什么工作，他們可以有這樣的標(biāo)準(zhǔn)官方記要參考。

3. 鉆小會（Carve out micro-meeting）

Mayer留了大量的小塊時間段去參加那些有特定議題或者關(guān)于特定項目的小會。比如，在她與創(chuàng)始人兼CEO – Eric Schmidt的每周2小時的會議中，她會抽出5-10分鐘間隔（或者更長，這根據(jù)主題而定），去參加那些特定領(lǐng)域的會議，如關(guān)于站點表現(xiàn)的周例會、新產(chǎn)品發(fā)布等等。

如果有什么緊急情況發(fā)生，這種方式給了Mayer足夠在會議前調(diào)整議程的靈活性。這也慢慢讓會議變得更有重點。Mayer對她的團(tuán)隊成員也是采取同樣的策略，更多是5-10分鐘的短交流（她的行程安排所允許的最短時間段），而不是30分鐘的促膝長談。通過這樣地在一個大塊時間段鉆出時間參加小會，她可以收獲更多。

Mayer有著engineering和computer science方面的背景經(jīng)驗，自嘲地稱這些micro-meetings是“降低流水線上的延遲” (reducing latency in the pipeline)。這就是說，如果她的一個員工想跟她討論一個問題，這位員工可以在Mayer的某一個大的時間塊上跟她預(yù)約一個10分鐘的micro-meeting，而不是等她下一個空閑的30分鐘，——這30分鐘可能2個星期都等不到。

4. Hold office hours.

Mayer的這條秘訣來自她在Stanford做computer science教師的經(jīng)驗，她也是在Stanford遇到了Google的兩位創(chuàng)始人。Mayer的office hour每天下午4點開始，每次一個半小時。

員工將他們的名字寫在她office外面的一塊白板上，然后她按照先進(jìn)先出的方式對隊列進(jìn)行處理。有時候是PM需要她在一次市場活動上的認(rèn)同，有時候是一些員工想向她推銷自己的一個想法或者設(shè)計。

Mayer說: “我們很多有意思的產(chǎn)品都是在這個office hour里搗鼓出來的，Google News, Orkut [Google's social networking site], Google Reviews, and Google Desktop這些產(chǎn)品的idea都是首先在這種office hour里出現(xiàn)的”。在這短短的一一個半小時的office hour的時間中，Mayer可以開多達(dá)15個會議，平均每個人7分鐘的時間…….

5. 要數(shù)據(jù)，不要政治（Discourage politics, use data）

一個公司里，如果老板會根據(jù)他對人的喜好而不是他對產(chǎn)品和設(shè)計的客觀想法來做決定，如果參加會議的人都會覺得老板會給他所喜歡的人所作的設(shè)計開綠燈時，那這條意見就非常有必要了。

Mayer相信這樣的價值傾向會讓員工士氣低落，所以她把審批流程（approval process）變成了科學(xué)。Google會根據(jù)一些明確的度量指標(biāo)來選擇好的設(shè)計。選擇是基于價值以及事實，而不是個人關(guān)系（Designs are chosen based on merit and evidence, not personal relationships）。

Mayer不希望在設(shè)計會議上聽到類似“I like”這樣的句子，譬如“I like the way the screen looks”。而她會鼓勵類似“he experimentation on the site shows that his design performed 10% better”這樣的言論。Google是建立在客戶反饋數(shù)據(jù)驅(qū)動的企業(yè)文化上，而不是建立在內(nèi)部政治上（現(xiàn)在很多的企業(yè)都是），所以對于Google來說，“要數(shù)據(jù)、不要政治” works。

6. Stick to the clock.

為了給會議增加點壓力以保持參會人員的注意力，Google的集會一般都會非常特色地在墻上都投影一個巨大的計時器，給特定的會議或者議題做倒計時…..。這真的真的就是一個網(wǎng)上可以下載的timer，跑在PC上，然后投影到4英尺大小。

想想當(dāng)從會議室外面來看里面的情況，那一定非常瘋狂：墻上同時投影著若干的影像：presentation, transcription（參第2條）, 然后還有一個mega-timer！不過，在Google，it makes sense，在創(chuàng)造性的混亂中引入結(jié)構(gòu)！！通過這個Timer給會議帶來的輕微的壓力感使會議保持on schedule。

M　　ayer同時對這個timer也有一個忠告：對timer保持健康的幽默感。(同時，我對Mayer的采訪的timer也快到到時間了，但是Mayer讓timer變成了一個有趣、友善的提醒物，而不是對我們談話的粗魯打斷。)

請記住，這些會議技巧在Google里用的很好。雖然可能并不適用你們公司，但這六個秘訣應(yīng)該可以給你一點如何讓會議不浪費時間、更加有效的良好的啟示。

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