人事管理工作歷來都是醫(yī)院管理工作的重點。近年來，隨著醫(yī)院門診量的急速增加，醫(yī)院的規(guī)模不斷擴大，醫(yī)務(wù)人員數(shù)量也隨之增加，一所醫(yī)院各類工作人員達數(shù)千人并不鮮見，給人事管理工作，尤其是考勤管理、檔案管理、員工培訓(xùn)等基礎(chǔ)性工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。在很多醫(yī)院，人員入職、崗位調(diào)整、合同管理、考勤管理、報表統(tǒng)計、薪酬核算等事務(wù)性工作“淹沒”了人事部門，加班成為醫(yī)院人事部門的工作常態(tài)。即使不斷增加人事工作者的數(shù)量，以手工為主的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)處理方式，仍會造成效率較低、準確度難以保證等問題。
這樣的問題應(yīng)該如何解決？近日本刊采訪了山西省兒童醫(yī)院、山西省婦幼保健院人事科科長樊瑞華。作為一所歷史悠久，在國內(nèi)外享有盛譽的兒童婦幼專科醫(yī)院在通過信息化手段提高工作效率、優(yōu)化管理流程，使人事部門擺脫繁瑣事務(wù)性工作的束縛，向戰(zhàn)略性管理邁進方面有著豐富的經(jīng)驗與思考體會。
《中國衛(wèi)生人才》：貴院為什么會引進e-HR系統(tǒng)？從一名醫(yī)院人事管理者的角度，該系統(tǒng)為您提供了哪些工作助力？
樊瑞華：e-HR系統(tǒng)在提高管理質(zhì)量、提升工作效率、降低成本等方面具有不可比擬的優(yōu)勢。
以我院引進的宏景e-HR系統(tǒng)為例。作為山西省最大的婦幼保健和兒童醫(yī)院，突發(fā)事件很多，工作人員班次異動量比較大，因此要求排班靈活，且隨時有變化的可能。若以手工方式操作，其難度無法預(yù)計。通過引進e-HR系統(tǒng)，這方面的問題能夠很好的解決。
目前，我院參與考勤的工作人員有2000余人，門診、病房的排班可以根據(jù)當(dāng)日患者門診量的多少而變化，在門診量大幅增多時，會臨時抽調(diào)行政值班或者二線值班的大夫中午出門診，同時兼顧臨時會診等人員安排。
在休假管理方面，原有的休假審批流程在線下，需要各級領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，流程復(fù)雜，權(quán)限混亂，耗費時間長。而e-HR系統(tǒng)含有的線上審批流程清晰，權(quán)限明確，整個過程都可以在系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)，進一步規(guī)范了休假流程的管理。
此外，在e-HR系統(tǒng)應(yīng)用前，各科室考勤情況由科室上報，及時性和準確性都很差，績效工資的發(fā)放大受影響。而現(xiàn)在，每到月初系統(tǒng)會自動匯總?cè)核袉T工的出勤情況，在進一步提高考勤管理準確率的同時，就餐補助和全勤獎的發(fā)放也更加及時和高效。
《中國衛(wèi)生人才》：e-HR系統(tǒng)的應(yīng)用還為醫(yī)院人力資源管理提供了哪些幫助？
樊瑞華：e-HR系統(tǒng)的另一大特色功能就是檔案管理。原有的員工檔案都是紙質(zhì)版，僅包括員工的一些基本信息，隨著時代的發(fā)展，小小的檔案袋已遠遠不能滿足需求。就算是應(yīng)用了強大的Excel表格，想統(tǒng)計和提取某一類信息也不十分方便。
而e-HR系統(tǒng)中的電子檔案囊括了學(xué)歷、履歷、家庭情況、職稱和專業(yè)資格、科室輪轉(zhuǎn)信息、獎懲情況、培訓(xùn)經(jīng)歷、臨床和科研情況、考核和績效信息、工資發(fā)放情況等，能做到信息即時更新，按月按年自動歸檔。同時，電子檔案實行線上管理，層次結(jié)構(gòu)清晰，數(shù)據(jù)全面，賦予權(quán)限后可以隨時隨地調(diào)取，不需動用任何部門和任何人員。電子檔案可以掃描身份證直接錄入姓名、出生日期等個人最關(guān)鍵的信息，避免了手工輸入差錯的發(fā)生。
醫(yī)院所有的個人電子檔案組成了一個龐大的數(shù)據(jù)庫，從中可以清晰地掌握不同科室的人員配置情況，無論是短缺還是過剩都一目了然，為引人和用人提供依據(jù)。同時，數(shù)據(jù)庫中的各項信息都可以被分類調(diào)取，用于數(shù)據(jù)報表、人員結(jié)構(gòu)分析及決策等。比如可以調(diào)取醫(yī)院不同歷史時點各個部門工作人員的學(xué)歷、年齡結(jié)構(gòu)、職稱情況等信息進行比較，按需要生成分析圖表，為醫(yī)院管理者做出決策和制定人才發(fā)展戰(zhàn)略提供數(shù)據(jù)支持。
電子檔案的線上管理使人員管理更精確，能隨時掌握醫(yī)院員工的相關(guān)信息，避免了錯誤發(fā)生。此外，能夠?qū)T工試用期轉(zhuǎn)正、合同到期、退休等一系列人力資源管理所面臨的容易遺漏的重要事項做出預(yù)警。只要提前做好相關(guān)設(shè)置，系統(tǒng)會提前將待辦事項發(fā)送給待辦人，并多次提醒，有助于相關(guān)工作有條不紊地進行，并且避免因合同到期等問題引起的一些糾紛。
《中國衛(wèi)生人才》：e-HR系統(tǒng)引進后，醫(yī)院人力資源管理工作發(fā)生的最大變化是什么？
樊瑞華：e-HR系統(tǒng)的應(yīng)用，將人事部門和臨床科室相關(guān)員工從紛繁復(fù)雜的事務(wù)性工作中解放出來，大大提高了工作效率。以人事科為例，系統(tǒng)應(yīng)用后，同樣的工作，能夠節(jié)省60%～80%的人力成本。在科室，相關(guān)事務(wù)性工作只需有人兼職來做就可以輕松完成，不需再設(shè)專職的崗位。e-HR系統(tǒng)還可以承擔(dān)人事相關(guān)通知的發(fā)送功能，通知直達相關(guān)人員，準確高效。個人電子檔案的管理、維護和更新，可以由本人隨時完成，相關(guān)人員審批后即可生效。
但值得注意的是，要結(jié)合工作實際開發(fā)滿足醫(yī)院需求的e-HR系統(tǒng)。我院前期曾應(yīng)用過兩套系統(tǒng)，最終都以不能滿足實際需求而告終。第一套系統(tǒng)來自一家國內(nèi)知名軟件公司，雖然看起來“高大上”，但是此系統(tǒng)無法和指紋考勤機對接，員工們的考勤數(shù)據(jù)仍然要通過主管人員手工輸入到醫(yī)院管理系統(tǒng)。人工對接考勤機和管理系統(tǒng)，耗費了大量的人力成本，而且速度慢、效率低下。同時，因為人工的參與，考勤數(shù)據(jù)就會有被改動的可能。醫(yī)院還應(yīng)用過另一套系統(tǒng)，初期尚能滿足需求，但是隨著醫(yī)院門診量和工作人員數(shù)量的增加，工作人員排班日趨復(fù)雜化，而該系統(tǒng)無法實現(xiàn)整個醫(yī)院各科室聯(lián)動的200多個班次的個性化的排班，所以最終也放棄了。目前應(yīng)用的這套宏景e-HR系統(tǒng)，終于基本解決了上述問題。
《中國衛(wèi)生人才》：以e-HR系統(tǒng)為抓手，貴院在進一步建立有效的人力資源激勵與發(fā)展機制方面，有何思路和計劃？
樊瑞華：醫(yī)院通過宏景e-HR系統(tǒng)的深入應(yīng)用，實現(xiàn)培訓(xùn)和績效考核的線上管理，做好e-HR系統(tǒng)移動應(yīng)用及e-HR系統(tǒng)與醫(yī)院其他管理系統(tǒng)的對接，是接下來的工作重點。
線上培訓(xùn)形式多樣，時間靈活，成本較低，是今后醫(yī)院培訓(xùn)發(fā)展的重點。在培訓(xùn)管理方面，考慮成立培訓(xùn)專家管理委員會，建立一個線上的培訓(xùn)體系，將文字、音頻、視頻等培訓(xùn)資料放在平臺上。醫(yī)院員工能夠在線完成學(xué)習(xí)和互動，管理人員能夠做好學(xué)員管理、課程管理、學(xué)習(xí)過程監(jiān)控及培訓(xùn)效果評估等工作。
績效考核方面，正在完善相關(guān)數(shù)據(jù)，為線上管理做準備。比如如何真實評價一個醫(yī)生的醫(yī)療水平，在線實現(xiàn)醫(yī)生互評、患者打分。同時，努力實現(xiàn)績效考核與培訓(xùn)管理的聯(lián)動，考核分數(shù)較低的項目，系統(tǒng)會自動推薦或者由管理人員推薦相關(guān)的
培訓(xùn)課程，員工須完成在線學(xué)習(xí)并考核達標。
此外，人員招聘、提拔、任用和淘汰等方面，也是線上人事管理工作的關(guān)注點。
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毛海洋 
比特網(wǎng) 
2014-12-02 08:46:09