離職管理作為企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)工作，大部分企業(yè)都建立了規(guī)范的操作流程，但人力資源部門或者用人部門在面對員工離職時，還是會遇到頗為頭痛的問題：員工按照程序離職后，尚有多項工作未能完整交接，接手的新人也不能盡快熟悉新崗位工作，進(jìn)而導(dǎo)致關(guān)鍵客戶流失、重要工作遺漏、珍貴資料丟失等一系列問題出現(xiàn)。那么，如何做好員工離職工作交接，使工作秩序不受到影響甚至中斷呢？
員工離職的工作交接如何到位
員工離職的工作交接如何到位
資料梳理是關(guān)鍵
每一名員工、尤其那些關(guān)鍵崗位上的員工，在工作中都會積累大量與工作有關(guān)的文檔資料，這些資料構(gòu)成了企業(yè)的知識與經(jīng)驗體系，屬于企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分，一旦丟失，企業(yè)需要付出高額的成本代價進(jìn)行重建。因此，資料梳理就成為離職工作交接的首要任務(wù)和關(guān)鍵所在，具體可以把握三個環(huán)節(jié)：
第一，資料整理。對于離職員工（以下簡稱“交出方”），部門負(fù)責(zé)人或人力資源經(jīng)理在與其進(jìn)行離職面談時，就要明確資料交接包括的內(nèi)容及重點，并指導(dǎo)員工在辦理離職審批的同時，做好對其工作的梳理、交接資料的整理，以及交接表的填寫。交接內(nèi)容應(yīng)包含負(fù)責(zé)的工作任務(wù)或項目描述及進(jìn)展情況、對外聯(lián)絡(luò)的資源信息，各類文檔資料的書面及電子資料等。
第二，交接存檔。交出方資料整理完畢后，填寫好《××崗位工作交接資料清單一覽表》，并注明資料的存儲方式及存放地后，一并交接給直接上級，由直接上級負(fù)責(zé)對提交資料全面性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核、簽收與存檔。
第三，轉(zhuǎn)交備份。直接上級將通過審核的電子與紙質(zhì)資料，轉(zhuǎn)交新接手該崗位的員工（以下簡稱“接收方”）存檔與備份，并應(yīng)要求接收方盡快學(xué)習(xí)與熟悉相關(guān)資料。當(dāng)然，為了加強(qiáng)知識管理，企業(yè)人力資源部門還可以細(xì)化規(guī)定，例如：一定級別以上或者公司核心關(guān)鍵崗位的文檔資料，除用人部門必須備份外，人力資源部或知識管理部門還應(yīng)雙重備份。
需要說明的是，根據(jù)員工崗位和接收方對要接替工作的熟悉程度，接收方也可以直接與交出方進(jìn)行交接，這樣一是可以節(jié)省時間，同時也能夠一起熟悉一下工作內(nèi)容，但是直接上級必須一同參與交接，并且要對交接的內(nèi)容做好審核，避免出現(xiàn)重大疏漏。
交接培訓(xùn)不可少
接收方獲取崗位相關(guān)的資料以后，如果只是簡單閱讀或?qū)W習(xí)該崗位的文檔資料，尚無法掌握該崗位的工作精髓，諸多工作細(xì)節(jié)、技巧、注意事項與特殊情況，都隱藏于各類文檔資料的背后，難以通過閱讀與學(xué)習(xí)就能迅速掌握。
在現(xiàn)實中，往往因為工作的急迫性，無法給予接收方寬裕的時間和精力去熟悉與實踐，新人匆忙上陣，勢必影響工作成效。因此，為了幫助接收方快速掌握新崗位工作內(nèi)容與要求，交出方所在部門須及時組織交接培訓(xùn)，交接培訓(xùn)的參與者至少包括3人，即交出方、接收方和直接上級，由交出方對交接工作與文檔資料進(jìn)行全面講解與說明，接收方在學(xué)習(xí)文檔資料的基礎(chǔ)上，準(zhǔn)備好問題和記錄本，及時與交出方有效互動，直接上級作為監(jiān)管者，應(yīng)負(fù)責(zé)對交出方講解內(nèi)容的全面性和準(zhǔn)確性進(jìn)行把關(guān)，發(fā)現(xiàn)講解內(nèi)容有遺漏或者錯誤時，應(yīng)立即對培訓(xùn)內(nèi)容補(bǔ)充與糾正。對于和該崗位工作流程緊密相關(guān)的同事，也可以請其參與旁聽與互動，讓接收方對新崗位工作更有整體感和全局觀，那樣效果更佳。
事實上，在交接培訓(xùn)過程中，用人部門往往還能獲得意外的收獲，即通過對該崗位全面工作的梳理與互動，發(fā)現(xiàn)其中需要改進(jìn)與變革的內(nèi)容，在研討的過程中記錄和整理出來，可以有效優(yōu)化本崗位或部門工作。而且，這一環(huán)節(jié)的投入對保持工作連續(xù)性的作用不可小視，用人部門不可怕麻煩、耽誤時間而忽視。
實操指導(dǎo)上手快
古人云：知易行難。經(jīng)過“資料梳理”和“交接培訓(xùn)”環(huán)節(jié)，基本上接收方在知識與概念層面沒有問題，但知道并不等同于行動，也不等同于會操作，接收方在實踐與操作上仍會感覺有一定的難度。為了實現(xiàn)知行合一，保證交接崗位的工作不受影響，在離職交接過程中，我們還須設(shè)置一個實操指導(dǎo)的環(huán)節(jié)。出于效率的考慮，實操內(nèi)容應(yīng)集中于該崗位的核心業(yè)務(wù)，即經(jīng)常性發(fā)生、重要程度較高的工作任務(wù)。
具體操作是：交出方明確該崗位的核心業(yè)務(wù)，由直接上級予以審核確認(rèn)。以薪酬福利崗位為例，其核心業(yè)務(wù)主要包括：（1）每月薪酬福利核算與計發(fā)；（2）每月社保與住房公積金業(yè)務(wù)辦理；（3）季度獎金、年度獎金核算與計發(fā)；（4）年度人力成本分析與預(yù)算；（5）年度薪酬調(diào)整業(yè)務(wù)處理；（6）年度市場薪酬水平調(diào)研等。這六項工作是此崗位人員必須熟練操作的內(nèi)容。用人部門對崗位的核心工作梳理完畢后，交出方就可以指導(dǎo)接收方對核心業(yè)務(wù)進(jìn)行實際操作，次數(shù)至少一遍以上，通過實際操作及時發(fā)現(xiàn)問題并處理，確保接收方能夠符合新崗位的實際操作要求。
通知各方線不斷
無論哪個崗位，其對內(nèi)對外、或多或少都有數(shù)目不等的固定聯(lián)系人，如客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、專家學(xué)者、內(nèi)部員工等，崗位所承載的各類業(yè)務(wù)，基本上也都是通過該崗位員工與固定的內(nèi)外聯(lián)絡(luò)人交織在一起。如果員工離職以后，接收方卻不知道該崗位有哪些固定聯(lián)系人，就會影響工作所涉及的內(nèi)外聯(lián)絡(luò)順暢有效，不僅會直接影響工作的正常開展，甚至還會給公司造成實際經(jīng)濟(jì)損失。
因此，當(dāng)離職交接工作進(jìn)行至此環(huán)節(jié)時，在接收方已對該崗位工作基本熟悉的情況下，應(yīng)當(dāng)及時通知與該崗位有關(guān)的固定聯(lián)系人，確保工作無縫銜接。以人才招聘崗位為例，交出方填寫《××崗位聯(lián)系人一覽表》，將人才招聘崗位的聯(lián)系人全面梳理出來，具體包括：各部門負(fù)責(zé)人、各
獵頭公司聯(lián)系人、各招聘網(wǎng)站聯(lián)系人、各高校就業(yè)辦聯(lián)系人等，經(jīng)直接上級審核移交至接收方，由接收方主動通知相關(guān)各方聯(lián)系人，從而實現(xiàn)交接工作的平穩(wěn)過渡。如果考慮部分業(yè)務(wù)工作的重要性，企業(yè)還可以采取由交出方帶領(lǐng)接收方逐一拜訪的方式，確保重要工作聯(lián)系不斷。
全面審核防缺漏
全面審核是員工離職工作交接的兜底環(huán)節(jié)，即便是公司的制度流程對員工離職工作交接進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，在實際操作過程中仍然容易出現(xiàn)走樣或者偏差的情況。離職管理工作的成效關(guān)鍵在于執(zhí)行與貫徹的力度，這要求人力資源工作者依據(jù)管理流程，對離職工作交接嚴(yán)格監(jiān)督與審核，其中特別要注意兩點：
一是審核范圍。本文介紹的離職工作交接流程，不應(yīng)局限于員工離職單一類型，只要是人員離開工作崗位，工作的承擔(dān)者發(fā)生變更，都可以適用于本流程。從這個意義上來講，離職工作交接流程也適用于員工內(nèi)部調(diào)動、員工休假等多種情形，人力資源部門可參照員工離職工作交接的程序執(zhí)行，最大限度避免因崗位與人員變動而帶來的工作效率損失。
二是審核重點。人力資源部應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照流程嚴(yán)格審核，避免流于形式，將交接資料、交接培訓(xùn)、聯(lián)系人等作為審核重點，必要時還可參與具體交接培訓(xùn)環(huán)節(jié)，抽檢相關(guān)的電子或紙質(zhì)文檔資料，定期備份部門離職材料；對未按照要求執(zhí)行的，有權(quán)暫停內(nèi)部調(diào)動或者離職；違規(guī)情形嚴(yán)重的，人力資源部可在全公司范疇內(nèi)通報批評，督促相關(guān)責(zé)任人履行交接工作的具體的要求，直至責(zé)任人按照要求完成為止。
HR369 
2014-12-31 09:01:20