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如何做好入職的前期溝通

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楊良

2016-08-12 14:01:12

企業(yè)擬錄用員工，從接受企業(yè)的錄用通知書（通常被稱為Offer）到正式入職，會存在一個勞資雙方尚未建立正式勞動關(guān)系的空檔期。這個空檔期短則一兩天，長則一兩個月，特殊情況甚至?xí)^半年之久（一般對應(yīng)于應(yīng)屆畢...

企業(yè)擬錄用員工，從接受企業(yè)的錄用通知書（通常被稱為Offer）到正式入職，會存在一個勞資雙方尚未建立正式勞動關(guān)系的空檔期。這個空檔期短則一兩天，長則一兩個月，特殊情況甚至?xí)^半年之久（一般對應(yīng)于應(yīng)屆畢業(yè)生或企業(yè)的中高端人才）。我們可將處于這個空檔期的企業(yè)擬錄用員工稱之為企業(yè)的準(zhǔn)員工。

企業(yè)一方在得到求職者對錄用通知書的確認(rèn)后，都會調(diào)整相應(yīng)的招聘配置計劃，并由人力資源部門與其他部門共同協(xié)作開展準(zhǔn)員工入職前的一系列準(zhǔn)備工作�？梢哉f，企業(yè)對準(zhǔn)員工的成本投入從其身份確認(rèn)的那一刻就已經(jīng)開始了。

與此同時準(zhǔn)員工并未立即擺脫之前的求職狀態(tài)，仍然有可能主動或被動獲得其他的工作機會。首先，準(zhǔn)員工對新企業(yè)的認(rèn)可程度非常有限，往往局限于招聘環(huán)節(jié)遇到的一些人和物；其次，企業(yè)在錄用通知書中通常不設(shè)置違約金要求或設(shè)置的違約金額較低，也客觀造成準(zhǔn)員工Offer的違約成本偏低。因此，出現(xiàn)準(zhǔn)員工手握多份Offer進行比較、繼而爽約重新選擇的情況也不足為奇。

一旦準(zhǔn)員工沒有按錄用通知書規(guī)定入職，企業(yè)原定的各項計劃很有可能被打亂。企業(yè)的人力資源，應(yīng)在準(zhǔn)員工入職前就與之建立良好的溝通關(guān)系，將各類風(fēng)險降至最低。

準(zhǔn)員工入職前的空檔期，人力資源應(yīng)特別做好以下幾方面工作：

一、入職前的定期溝通

準(zhǔn)員工入職前的定期溝通，其目的在于及時了解其思想動態(tài)、離職進展和入職進度，幫助他們解決入職前的各類疑難問題，提升準(zhǔn)員工對于新企業(yè)的認(rèn)可程度和滿意程度。

對于空檔期較長的準(zhǔn)員工，人力資源與準(zhǔn)員工的溝通應(yīng)保持每周一次的頻率。約定入職時間的前一、兩周，是準(zhǔn)員工能否順利入職的關(guān)鍵時期，這段時間人力資源需保證與其至少進行每周兩次以上的溝通。

人力資源在每次完成與準(zhǔn)員工的溝通后，應(yīng)及時對溝通情況進行記錄（可參考下表）。

二、入職前的溝通要點

人力資源對準(zhǔn)員工的溝通要點主要包括：

（一）提供并負(fù)責(zé)解釋入職所需的資料清單。

企業(yè)要求的入職資料通常包括：個人身份證明、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書、職業(yè)資格證書、離職證明、健康證明、照片等。不同企業(yè)對這些材料的細節(jié)要求會有較大差異，人力資源應(yīng)做好相關(guān)材料用途、辦理的解釋說明工作，就顯得尤為重要。入職資料清單可參考下表。

（二）指導(dǎo)準(zhǔn)員工辦理在原企業(yè)的離職手續(xù)。

準(zhǔn)員工在原企業(yè)辦理離職手續(xù)的過程中，難免會出現(xiàn)原企業(yè)或極力挽留、或有意拖延辦理時間、或設(shè)置審批流程障礙等各種復(fù)雜情況，準(zhǔn)員工在應(yīng)對這些情況時通常缺乏經(jīng)驗、不能很好處置。人力資源可充分發(fā)揮自身在政策法規(guī)、企業(yè)制度、辦理流程等方面上的知識優(yōu)勢，引導(dǎo)準(zhǔn)員工順利完成離職手續(xù)。

（三）做好人資相關(guān)資料轉(zhuǎn)接及其政策解釋工作。

準(zhǔn)員工在工作變動中涉及最多的問題包括：個人檔案轉(zhuǎn)移、社保公積金等轉(zhuǎn)移、工作居住證變更等。應(yīng)屆畢業(yè)生身份的準(zhǔn)員工遇到的問題，則可能會涉及到戶籍、派遣證、檔案、畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書（通常簡稱為“三方協(xié)議”）等問題。人力資源應(yīng)準(zhǔn)確掌握當(dāng)?shù)剡@些的相關(guān)政策法規(guī)的要求和具體辦理流程，使各項轉(zhuǎn)接工作得以順利進行。

三、入職前的溝通方式

與準(zhǔn)員工的溝通，一般可以采用電話、郵件、短信、微信、QQ等方式，關(guān)鍵崗位的準(zhǔn)員工則還可以采用面談的方式。溝通方式在選擇時應(yīng)注意交叉靈活應(yīng)用，切忌將溝通簡單形式化，做得不好會適得其反，成為對準(zhǔn)員工的某種騷擾。

四、溝通情況的反饋

人力資源應(yīng)定期將與準(zhǔn)員工的溝通情況反饋給用人部門和相關(guān)部門，特別是發(fā)現(xiàn)準(zhǔn)員工有爽約跡象、出現(xiàn)入職風(fēng)險時應(yīng)及時進行預(yù)警并啟動人員備選補充預(yù)案。

【小貼士】入職前期的溝通，即招聘跟進，是招聘錄用過程中常常被忽略一個環(huán)節(jié)。很多人力資源認(rèn)為得到了求職者的Offer確認(rèn)就萬事大吉，在準(zhǔn)員工入職前不再主動與之進行任何接觸，被動地等待準(zhǔn)員工來辦理入職手續(xù)。這種不對入職風(fēng)險加以控制的做法，是出現(xiàn)入職爽約現(xiàn)象的重要原因之一。

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