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掌握這些技巧才能真正做好離職面談

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2016-01-26 09:25:27

掌握這些技巧才能真正做好離職面談企業(yè)進行離職面談的主要目的在于從離職員工那里獲得相關(guān)信息，以便企業(yè)改進工作和維系與離職員工的良好關(guān)系。離職面談，顧名思義，是指在員工離開公司前與他進行的面談。有統(tǒng)計...

掌握這些技巧才能真正做好離職面談

企業(yè)進行離職面談的主要目的在于從離職員工那里獲得相關(guān)信息，以便企業(yè)改進工作和維系與離職員工的良好關(guān)系。

離職面談，顧名思義，是指在員工離開公司前與他進行的面談。有統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，目前絕大多數(shù)企業(yè)有一套相對穩(wěn)定的招聘與甄選制度，但是具有離職員工關(guān)系管理意識并建立了面談記錄制度的不到10%，而能夠根據(jù)離職面談記錄進行數(shù)據(jù)加工，建立員工流失關(guān)鍵要素分析、流失成本分析，并基于該分析報告著手改善公司內(nèi)部管理和組織文化建設(shè)的企業(yè)不到1%。

從中反映出，大多數(shù)企業(yè)對離職面談并不重視，或者說有流程卻形同虛設(shè)。那么離職面談到底重要與否呢？我們不妨先來看一個故事：

三國時期，劉備創(chuàng)業(yè)前期的首席謀士徐庶因為老母親被曹操扣留，不得不向劉備提交辭呈，劉備百般挽留無果，只得進行最后的離職面談。面談氣氛懇切感人，劉備不僅放聲大哭，還親自為徐庶牽馬，送了一程又一程，不忍分別，讓徐庶感動得熱淚盈眶，揮手道別走了好幾里后，忽然想起一件至關(guān)重要的事，急忙打馬回轉(zhuǎn)特意向劉備推薦接替自己的最佳人選，也就是更勝自己一籌的諸葛亮。這就是“徐庶走馬薦諸葛”的美談，也是劉備所創(chuàng)造的經(jīng)典離職面談案例，送走一個員工，但卻為他推薦了一個更為優(yōu)秀的繼任者。

可見，離職員工，即使是已經(jīng)離開公司的員工，在某種意義上仍然可以是“潛在”的人力資源。而現(xiàn)實中，企業(yè)進行離職面談的主要目的在于從離職員工那里獲得相關(guān)信息，以便企業(yè)改進工作和維系與離職員工的良好關(guān)系，包含維系雙方關(guān)系、預(yù)防不利行為、獲得真實心聲等。

離職面談，何時談？誰來談？

恰當(dāng)?shù)臅r間做恰當(dāng)?shù)氖虑�，把握好面談時機才能收到預(yù)期效果。離職面談要利用兩個時間點與員工交流，第一個是得到員工離職信息時，因為這個時候許多員工的離職意愿還不是非常明確、堅定，有時可能僅因某件事情的刺激而萌生去意，此時如能及時溝通，化解其一時之沖動，往往能使員工收回辭職決定，不至于鬧僵以至沒有回旋余地；第二個時間點是員工去意已決辦理完離職手續(xù)后，因為此時離職員工再無任何顧忌容易講真話。

第一次離職面談，對于主動提出辭職的員工，員工直接上級或同事得到信息后應(yīng)立即向其部門負責(zé)人和人力資源部反映，擬辭職員工部門負責(zé)人應(yīng)立即進行離職面談，了解離職原因，對于欲挽留員工應(yīng)進行盡量說服挽留，對于把握不準(zhǔn)是否挽留的應(yīng)先反饋到人力資源部以便共同研究或匯報，再采取相應(yīng)措施。

第二次離職面談應(yīng)由人力資源部主導(dǎo)。主管級以下員工可由員工關(guān)系主管或人力資源副經(jīng)理進行面談；主管級以上員工（含主管級）由人力資源部經(jīng)理或以上級別的負責(zé)人進行面談，原則上企業(yè)談話人應(yīng)比離職者的職級略高，至少應(yīng)對等。第二次面談應(yīng)技巧性地讓離職員工自愿留下聯(lián)系方式，以便跟蹤管理，創(chuàng)造合作機會。

以人力資源部門主導(dǎo)的離職面談原則上應(yīng)以人事經(jīng)理為主，而不僅僅是一個人事專員；或者至少應(yīng)保證主管級以上的離職員工由經(jīng)理面談。

離職面談，怎么談？

1、多聽少說原則

在離職面談的過程中，代表企業(yè)與離職者進行面談的人員應(yīng)多聽少說。應(yīng)給予離職人員合適的空間和足夠的時間。適當(dāng)?shù)臅r候，應(yīng)對離職人員進行善意引導(dǎo)或打消他的疑慮，而不是施加壓力。要記住，面談的目的是探出離職人員的想法、意見和對一些問題的答案，而不是進行說教或訓(xùn)誡。

2、以開放性問題為主

多問一些類似“什么”、“如何”和“為什么”等開放式的問題，而不是用“是”或“否”就可以回答的封閉式的問題，除非你需要對某個觀點加以確認。面談時還應(yīng)選好交流的主題，且盡量使之與離職員工利益直接相關(guān)，如對跳槽性質(zhì)的員工進行面談應(yīng)重點了解其辭職的原因和想法，究竟是為了個人發(fā)展、學(xué)習(xí)及家庭原因，還是對企業(yè)的管理模式、管理層的工作風(fēng)格、團隊的氛圍、績效的評價狀況、當(dāng)前職位工作內(nèi)容等不滿。

3、記錄分析改進措施

最重要的是要將面談重點記錄下來，便于之后的分析整理工作。人力資源部門應(yīng)以月度、季度或年度等為時間單位，將離職面談所獲的信息、數(shù)據(jù)進行細致分析，提煉出導(dǎo)致員工流失的關(guān)鍵要素，測算出流失成本，綜合成離職原因分析統(tǒng)計報表，通過分析匯總，全面反應(yīng)員工離職的真正原因、整體人事變動情況以及據(jù)此提出的改進公司政策、管理制度方面的建議，報分管領(lǐng)導(dǎo)參考決策。

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